Manual de Operaciones

Es el punto de partida de todo el proceso de compra. El sistema analiza el consumo de un periodo y calcula, artículo por artículo, cuánto hace falta pedir.

Dónde se hace

Se accede desde Compra ▸ Necesidad de compra ▸ Propuesta. La propuesta forma parte del bloque de necesidad de compra.

Paso a paso

1. Elegir el centro. Lo primero que pregunta el programa es si se quiere trabajar con datos de toda la empresa o de un centro concreto (por ejemplo, Trapiche o la Central). Si no se conoce el código del centro, se pulsa F5 para buscarlo. Si se deja en cero (o en blanco), el sistema entiende «todos los centros» y suma el consumo de todos los almacenes.
2. Indicar el rango de fechas de consumo. Se introduce la fecha de inicio y la fecha de fin del periodo del que se quieren tomar los datos de consumo. Conviene elegir un periodo que sea representativo de lo que se va a calcular (por ejemplo, del 1 al 21 de enero para reflejar un ciclo de 21 días).
3. Filtrar por estado del artículo. Se indica qué artículos entran en el cálculo según el campo de estado de su ficha: solo los de alta (los que se pueden comprar), solo los de baja, los que están en extinción (se venden pero ya no se compran), los sustituidos, o todos. Por defecto se trabaja con el estado normal / de alta, que son los artículos que se pueden comprar y mover.
4. Filtrar por proveedor. Como el equipo trabaja por proveedor, se salta la familia y las marcas y se va directamente al proveedor. Con la barra espaciadora (o pulsando en el triángulo) se despliega la lista de todos los proveedores que tienen al menos un artículo en el que figuran como proveedor preferente (habitual). Se selecciona el proveedor o proveedores deseados.
5. Indicar el código del artículo si se quiere acotar a uno concreto, o dejarlo abierto para traer todos los del proveedor.
6. Lanzar el cálculo pulsando el botón de la calculadora. El programa muestra entonces la lista de artículos cuyo proveedor preferente coincide con el filtro, con toda la información de necesidad.

Cómo leer la tabla de resultados

Para cada artículo, las columnas muestran: las ventas del periodo filtrado (en Trapiche, en Central y la suma), los pedidos pendientes de recibir (por centro y en total), y la existencia real a día de hoy. La existencia es un dato real porque el sistema se conecta al SGA y trae lo que hay en cada almacén; el resto de datos dependen del traspaso realizado.

A partir de ahí el programa calcula dos indicadores de stock:

• Stock teórico: lo que se supone que se tiene. Se calcula con las existencias totales (Trapiche + Central), más lo pendiente de recibir, menos lo pendiente de servir.
• Stock necesario: lo que realmente hay que pedir para cubrir las necesidades del periodo, basándose en las ventas totales. Este es el criterio que el equipo ha decidido usar.

También se muestra el stock mínimo guardado en la ficha (por si en el futuro se trabaja con ese criterio) y, en las últimas columnas, el histórico de ventas y compras de años anteriores mes a mes, que sirve de pista para decidir la cantidad en productos de temporada.

Teclas de la pantalla de propuesta

Cómo introducir las cantidades

Situándose sobre un artículo y pulsando F11 se introduce la cantidad a pedir. Se puede pedir en unidades, cajas o palés: el programa hace la conversión automáticamente según las equivalencias definidas en la ficha del artículo (por ejemplo, 12 unidades por caja). Si el artículo no tiene definida una conversión (por ejemplo, a palé), esa opción no estará disponible. Al escribir la cantidad, el sistema indica a cuántas cajas equivale. Cada artículo con cantidad introducida queda marcado automáticamente, sin necesidad de marcarlo aparte.

Ordenar y buscar dentro de la tabla

La lista de artículos se comporta como una hoja de cálculo. Para ordenar por una columna (por ejemplo, por el precio neto de menor a mayor), se pincha en la cabecera de esa columna. Para buscar dentro de una columna, se sitúa el cursor sobre el nombre de la columna (aparece resaltado en amarillo) y se pulsa Ctrl + clic: se abre una búsqueda que filtra por lo que se escriba. Es importante situarse en el nombre de la columna correcta: si se hace sobre «proveedor» busca por proveedor, si se hace sobre «artículo» busca por artículo.

Colocar las columnas a gusto

El orden y la visibilidad de las columnas se pueden ajustar. Se puede mover una columna pinchándola y arrastrándola a otra posición (por ejemplo, poner la columna de «seleccionado» la primera, o la descripción antes que la referencia). También se prevé una opción para elegir qué columnas se ven (mostrar u ocultar), con un botón de restaurar que devuelve la vista al estado original.

En cualquier momento del proceso se puede abrir la ficha completa de un artículo para consultar su histórico sin salir de la propuesta.

Dónde se hace

Con el cursor situado sobre el artículo deseado, se pulsa el botón de Artículo (ficha del artículo), situado arriba a la izquierda de la pantalla. Se abre la ficha de ese artículo.

Qué se puede consultar

Además de la información habitual de mantenimiento, desde la ficha se puede acceder a:

• El extracto del artículo: todos sus movimientos, incluida la última compra y la última venta.
• El desglose de la existencia: en qué almacén o ubicación está la mercancía.
• La evolución de precios: cómo han ido cambiando todos los precios que afectan al artículo.
• El histórico de compras: la lista de todas las compras, ordenadas de más reciente a más antigua.

Ver el documento de una compra

1. Dentro de la lista de compras del artículo, situarse sobre la línea deseada.
2. Pulsar F6 para abrir el documento de esa entrada. El sistema muestra la fecha, el número de entrada y las cantidades y precios de aquella compra.

Consultas disponibles en la ficha del artículo

Además de los datos generales, de compra (los distintos proveedores a los que se le compra) y de venta (tarifas y precios), la ficha ofrece un conjunto de consultas sobre lo que le ha pasado al artículo:

• Extracto de movimientos: todos los movimientos del artículo. Se puede filtrar a nivel de toda la empresa o de un solo centro, y por tipo (solo claves de venta, solo claves de compra, etc.) y por rango de fechas. Para cada compra se ve, en la parte de abajo, el proveedor, el precio, quién y cuándo se imputó, el importe total y las unidades; y hay una tecla para abrir el documento de esa compra y saltar directamente a su línea.
• Resumen de movimientos: un resumen de lo ocurrido en un periodo (compras, fabricaciones, mermas, etc.).
• Histórico de precios: cómo ha ido cambiando el precio del artículo, incluido el precio de reposición y la tarifa de proveedor.
• Últimas compras: las últimas entradas con su fecha, unidades y precio.
• Documentos de venta y estadísticas de venta: a quién se le ha vendido el artículo en un rango de fechas, con sus cantidades e importes.
• Números de serie y lotes en los que ha participado el artículo (si los usa).
• Si está en descuento, promoción o precio mínimo, y sus observaciones y fotos.

Pendiente de recibir y pendiente de servir

Desde la propia ficha (sin tener que ir a otro sitio) hay dos botones muy útiles:

• Pendiente de servir: muestra todos los pedidos de venta en los que está ese artículo y que aún no se han convertido en albarán.
• Pendiente de recibir: muestra los pedidos de compra pendientes, con la fecha en que se pidió y la fecha en que se supone que va a llegar, el proveedor, lo pedido y lo ya recibido.

Una vez marcados los artículos que se quieren pedir, el sistema agrupa la compra por proveedor y permite comparar precios entre los distintos proveedores de cada artículo antes de generar los pedidos.

Cómo se genera

Tras marcar los artículos deseados en la pantalla de necesidad de compra (con su cantidad introducida mediante F11), se pulsa el botón de Propuestas. El programa recorre todos los artículos de la pantalla, se queda solo con los marcados y muestra, para cada uno, a qué proveedor o proveedores se le puede comprar.

Primera vista: por artículo

La pantalla se divide en dos mitades. En la parte superior aparece la lista de artículos marcados y, para cada uno, el proveedor o proveedores a los que se puede comprar, con su precio base, su descuento (si lo hay), el precio neto y la fecha de la tarifa. Se marca o desmarca el proveedor deseado para cada artículo.

Segunda vista: por proveedor (cabecera del pedido)

Una vez marcado lo deseado, se pulsa el botón que lleva la información a la parte inferior. Ahora el sistema reorganiza los datos por proveedor, que es la cabecera real de cada pedido, con sus líneas debajo. Para cada proveedor se muestra:

• El número máximo de artículos que se le pueden pedir de los que se habían marcado.
• El pedido mínimo y los días que tarda en servir (si están rellenos en su ficha; conviene ir completándolos porque ayudan a planificar la recepción).
• La cantidad, el precio y el importe al que se va a comprar cada artículo, según la tarifa vigente.

Ajustes de cantidad y pedido mínimo

Se marca el artículo o artículos que realmente se quieren pedir a cada proveedor. Al hacerlo, el sistema aplica automáticamente el pedido mínimo de esa combinación artículo-proveedor: si se pide una cantidad inferior al mínimo, el programa la sube al mínimo; si se pide igual o más, respeta la cantidad. La cantidad se puede modificar manualmente pulsando Intro sobre ella y escribiendo el valor definitivo (por ejemplo, ajustar a un múltiplo de caja). Lo que quede escrito aquí es lo definitivo.

Generar los pedidos

1. Cuando se ha terminado de comparar y marcar todos los proveedores y artículos, marcar el conjunto definitivo (hay una tecla que marca todo para agilizar).
2. Pulsar el botón de Pedidos. El programa muestra un mensaje de confirmación.
3. Confirmar. El sistema genera automáticamente tantos pedidos como proveedores haya marcados y avisa de que el proceso ha terminado.

Dos formas de comparar: por artículo o por proveedor completo

La comparación se puede hacer de dos maneras, y conviene entender la diferencia:

• Artículo por artículo (parte de arriba): para cada artículo se ve qué proveedor lo sirve más barato. Se puede pinchar en la columna de precio neto para ordenar de más barato a más caro y quedarse con el mejor de cada uno. La desventaja es que no se ve el total de un proveedor frente a otro: se comparan artículos, no proveedores.
• Por proveedor completo (parte de abajo): se marcan varios proveedores y, con F5, el sistema calcula cuántos de los artículos puede servir cada uno y a qué importe total. Así se compara el coste global de pedirle todo a un proveedor frente a otro.

Dos formas de trabajar: rápido o comparando

Hay dos maneras de usar esta pantalla, y cada una tiene su precio:

• Rápido (marcar todo): se marca todo con F10, se calcula con F5 y se generan los pedidos. Es lo más veloz, pero obliga a revisar después, porque si un artículo tiene varios proveedores puede quedar pedido a más de uno.
• Comparando (recomendado): se dedica un poco más de tiempo a comparar y elegir proveedor por proveedor, de modo que el pedido que se genera ya está completo y decidido, listo para sincronizar con el SGA sin tener que tocar nada más.

Los pedidos generados quedan guardados en el sistema y se pueden revisar, corregir y completar antes de enviarlos al proveedor y sincronizarlos con el SGA.

Dónde se hace

Se accede desde Compra ▸ Mantenimiento de pedidos. Por defecto se muestran los pedidos abiertos de los últimos tres meses.

Qué se puede hacer con un pedido

Una vez dentro del pedido, se ven todas sus líneas y se puede trabajar con él como si fuera un pedido hecho a mano. Sobre cada línea se dispone de la misma información que en las pantallas anteriores (últimas compras, existencias, pendiente de servir). Las operaciones posibles son:

Cambiar un precio

Situándose en el precio y pulsando F5 se pueden introducir descuentos o cambiar el precio. Por ejemplo, si la tarifa no está actualizada y el precio real es otro, se corrige aquí. El sistema recalcula el neto y el importe de la línea.

Aplicar un descuento en la línea

Situándose en el precio de una línea y pulsando F6 se pueden introducir descuentos para ese artículo en ese pedido. No tienen por qué ser descuentos fijos: pueden ser puntuales de una compra concreta. Se pueden encadenar varios en cascada (por ejemplo, 50 + 10 + 3).

El descuento puede ser en porcentaje o en importe. Por defecto es porcentaje (valor 0); para meter un importe fijo se cambia el tipo a 1 y se escribe la cantidad en la parte inferior de la pantalla.

Suprimir una línea

Si un artículo no se va a pedir, se elimina su línea del pedido.

Añadir un artículo

Se puede añadir un artículo nuevo aunque no sea del proveedor. Si el artículo no está en la tarifa de ese proveedor, el sistema muestra un aviso informativo, pero permite añadirlo igualmente: el aviso solo advierte de que es de otro proveedor, no lo impide.

Una vez revisado el pedido, se graba, se genera el documento en PDF y, opcionalmente, se envía por correo al proveedor.

Grabar e imprimir

1. Cuando se ha terminado de modificar todas las líneas, pulsar Esc para salir del modo de edición.
2. Pulsar el botón de Grabar (o Intro). Al grabar, se habilita el botón de la impresora y el sistema se detiene ahí a la espera.
3. Pulsar el botón de la impresora (Lista) para generar el documento del pedido.

Opciones de impresión del pedido

Solo en el caso del pedido, el botón de impresión hace dos preguntas antes de generar el documento:

• Si se quieren imprimir las observaciones (por si se ha introducido alguna).
• Si se quieren imprimir los precios. A veces no interesa que el proveedor vea los precios: si están más caros de lo pactado los pondrá más caros, pero si están más baratos conviene no mostrarlos.

Se puede imprimir «a pantalla», lo que equivale a generar un PDF que se guarda donde se desee. El documento incluye el código que el proveedor da a cada producto, la descripción propia y la cantidad pedida (y el importe, solo si se ha elegido imprimir precios).

Formato de impresión del pedido

El pedido puede imprimirse con distintos formatos. Por ejemplo, existe un formato con el logo de la empresa y otro más sencillo, y variantes valorada (con importes) o sin valorar. Al imprimir se puede elegir el formato deseado en lugar del que viene por defecto. Pendiente de confirmar: los nombres internos de los formatos (por ejemplo, el código tipo «PPV») se detallarán cuando se cierren.

Cuando el pedido está revisado y es definitivo, se pasa al SGA (el sistema de gestión de almacén) para que el almacén pueda recibir la mercancía cuando llegue.

Cómo se sincroniza

Se ha acordado que la sincronización con el SGA sea un paso manual, no automático, para poder revisar los pedidos antes. Una vez que el pedido está validado, al pulsar el botón de Grabar el pedido se sincroniza y se pasa al SGA. Es un único paso.

Cuando el almacén recibe la mercancía y hace la admisión en el SGA, se genera automáticamente un registro de entrada (albarán) en el ERP. Aquí se revisa y se corrige lo que haga falta.

Dónde se hace

Se accede desde Compra ▸ Entradas de compra. Aparecen los albaranes generados por el SGA. Para cada uno se muestra: la fecha de recepción, el número de entrada, el número y la fecha del albarán del proveedor, el número de líneas, dónde se ha dejado la mercancía y el importe.

La columna «modificable»

La última columna indica si un albarán es modificable o no. Por defecto, todo lo que genera el SGA es modificable mientras no se haya recepcionado la factura del proveedor. Cuando llega la factura, el albarán deja de ser modificable y desaparece la marca «M».

Orden correcto de revisión (muy importante)

1. Revisar los artículos. Comprobar que todos los artículos que aparecen son los que tienen que ser.
2. Si falta un artículo o hay uno equivocado: no se corrige aquí. Se llama al almacén (SGA) para que reabra la admisión y lo arregle desde su consola. No tocar nada en el ERP en ese caso.
3. Si los artículos son correctos y lo único que cambia son precios: se corrigen los precios y se graba.

Cerrar el albarán

Una vez revisadas y corregidas las líneas (y, en su caso, metido el transporte), se pulsa Esc, aparecen los descuentos al pie (si los hay, heredados de la ficha del proveedor o del pedido), y se pulsa Grabar hasta que el albarán queda terminado.

El sistema necesita siempre un artículo en cada línea. Para poder meter texto libre, cargos o conceptos que no mueven almacén, se utilizan los llamados «artículos de servicio».

Qué es un artículo de servicio

En la ficha del artículo hay un campo de tipo de producto. Si está marcado como servicio, el artículo es un concepto que no se mueve físicamente: no se puede contar, ni recibir, ni expedir en el almacén. Sirve para cosas como un canon, un cargo por transporte, un descuento adicional metido en una línea, una observación o un dato informativo.

Cómo se usan

Se crea un artículo de servicio (o varios, por ejemplo uno por tipo de IVA: uno al 10 %, otro al 4 %, otro al 21 %) y se marca como de servicio en su ficha. A partir de ahí, para meter una línea de solo texto, se introduce el código de ese artículo y se escribe el texto libre en la línea.

Cuando una entrada lleva gastos de transporte, se introducen en la cabecera del albarán para que el sistema los reparta automáticamente sobre el coste de los artículos.

Dónde se hace

Dentro de la entrada de compra (el albarán que ha traído el SGA), en la pestaña de Datos del transporte.

Requisito: la matrícula

Lo más importante del transporte es que es obligatorio rellenar una matrícula, que representa a la empresa que hace físicamente el transporte. Esto implica tener las matrículas dadas de alta en el sistema.

Crear una matrícula nueva

1. Estando dentro de un albarán, en los datos de transporte, introducir el código que se quiere usar como matrícula (por ejemplo, el código del proveedor).
2. El sistema avisa de que esa matrícula no existe y pregunta si se quiere crear. Responder que sí.
3. En la ventana que se abre, rellenar la matrícula y la empresa a la que pertenece (se busca el tercero / proveedor correspondiente).
4. Grabar. La matrícula queda creada y lista para usar.

Datos del transporte a rellenar

Una vez elegida la matrícula, se indica el tipo de transporte y una identificación del viaje (campo obligatorio). El resto de datos (conductor, origen, kilómetros, pesaje) se pueden omitir.

Cómo se cobran los portes

Según cómo cobre el transportista, se elige la opción correspondiente: importe total del porte, importe por kilo o importe por palé. Si los portes ya estaban incluidos en el precio de la mercancía (pagados), no hace falta rellenar nada de esto.

El reparto de los portes

Cuando el transporte lo cobra una agencia distinta del proveedor de la mercancía, se genera un albarán de transporte aparte para poder casar después su factura.

Cómo crearlo

1. Entrar como si se fuera a recepcionar una factura (ver función 11), pero sin indicar ninguna factura.
2. Al no indicar factura, el sistema entiende que no va a contabilizar nada: desaparecen las pestañas de cabecera de contabilización y de previsión de pagos, y solo queda la parte para meter los datos del transporte.
3. Introducir los datos del albarán de transporte: matrícula, transportista, importe e identificación del viaje.
4. Grabar.

Corregir un albarán de transporte ya creado

Si hay que corregir algo, se puede cambiar el transportista (por si se eligió mal la matrícula), o los datos del transporte. Para cambiar el importe se pulsa F9 y se introduce el valor correcto (por ejemplo, corregir 150 € por 1.500 € si hubo un error de tecleo). Después se graba.

Cuando llega la factura de la agencia de transporte, se casan sus viajes (albaranes de transporte) contra la factura hasta cuadrar el importe.

Dónde se hace

Se accede desde la Recepción de facturas, o desde la consulta de transportes efectuados. Aparece la lista de viajes registrados de esa agencia en el periodo (por ejemplo, todos los de un mes).

Paso a paso

1. Indicar los datos de la factura del transportista: número de factura y fecha.
2. Indicar el importe de la factura (por ejemplo, 153 €, que puede diferir ligeramente del previsto en el albarán).
3. Marcar tantos albaranes de transporte (viajes) como sean necesarios para llegar al importe de la factura. Se compara la lista de viajes de la agencia con los viajes registrados y se casan uno a uno.
4. Cuando lo marcado cuadra con el importe de la factura, grabar.

Es el paso que cierra el circuito de la compra: se registra la factura del proveedor de la mercancía, se casa con sus albaranes y se corrige el coste real de los artículos.

Dónde se hace

Se accede desde Compra ▸ Recepción de factura de proveedor.

Paso a paso

1. Seleccionar el proveedor. El sistema muestra las líneas o albaranes pendientes de recibir factura.
2. Indicar primero los datos de la factura: número, fecha e importe. (El programa pide los datos de la factura antes de dejar marcar los albaranes.)
3. Introducir los conceptos de la factura: bruto, descuentos, descuento por pronto pago, portes, otros gastos adicionales y gastos financieros.
4. Marcar el albarán o albaranes que pertenecen a esa factura.
5. Si al marcarlos queda algo pendiente o no cuadra el importe, el sistema lleva a la pestaña de desglose de albaranes para ajustar las diferencias (ver más abajo).
6. Cuando todo cuadra, pulsar Grabar. La factura queda recepcionada.

Las casillas de conceptos y las cuentas contables

La factura manda sobre el coste (punto clave)

Ajustar diferencias entre albarán y factura

Si el importe de la factura no cuadra con los albaranes marcados, el sistema no deja continuar y lleva al desglose de líneas de los albaranes. Ahí, teniendo la factura delante, se corrige el precio de cada línea para que coincida con lo que dice la factura (por ejemplo, cambiar 422,21 € por 427,12 €). Al hacerlo, el coste del producto se actualiza al valor de la factura, sin necesidad de entrar físicamente en el albarán.

El doble reparto de los portes

Los contratos permiten reservar una cantidad grande de mercancía (por ejemplo, una reserva de importación) y luego ir haciendo pedidos contra esa reserva. Un contrato va siempre asociado a un único proveedor.

Cómo funciona un contrato

Un contrato es un acuerdo por una cantidad total con un proveedor. Cada pedido que se haga contra ese contrato debe ser del mismo proveedor: el sistema no permite usar otro proveedor para un contrato que no es suyo. Al hacer un pedido, si el proveedor tiene un contrato activo, se habilita el campo para indicar a qué contrato pertenece (con F5 se busca el contrato).

El problema del proveedor desconocido y el «proveedor cero»

Crear el contrato inicial (proveedor cero)

1. Crear el contrato asociado al proveedor genérico (proveedor cero / grupo), en el centro correspondiente (por ejemplo, Trapiche).
2. Introducir los artículos de la reserva con sus cantidades (por ejemplo, 50.000 latas de tomate triturado). El precio se conocerá cuando se cierre el contrato con el proveedor real.
3. Identificar el contrato con el nombre del producto (ver más abajo) para poder reconocerlo fácilmente.

Identificar el contrato con el producto

Cuando se asignan los proveedores reales: contratos hijos

1. Cuando se conoce qué proveedores van a servir la reserva, se cierra el contrato original del proveedor cero.
2. Se crean tantos contratos nuevos como proveedores, cada uno con su cantidad y su proveedor real (por ejemplo: de 50.000 latas, 20.000 a un proveedor, 18.000 a otro y 12.000 a otro).
3. A partir de ahí, se hacen los pedidos contra cada contrato nuevo, pidiendo a cada proveedor según convenga.

Cerrar contratos

Para anular un contrato del proveedor cero, en lugar de eliminarlo se cierra (queda en gris claro), de modo que se pueda seguir consultando pero no quede pendiente. No se puede cerrar un contrato si tiene pedidos abiertos. Recuerde que, si el contrato se había sincronizado con el SGA a través de un pedido, ese pedido debe borrarse también en el SGA.

Consulta de pendiente por contrato (previsto — en desarrollo)

Provisión de fondos en importaciones

Cómo se hace un pedido contra la reserva

1. En mantenimiento de pedidos, pulsar Insert y elegir el proveedor de la reserva.
2. La fecha del pedido debe ser igual o posterior a la fecha del contrato. Si es anterior, el sistema no deja referirlo a la reserva (el contrato «todavía no existía» a esa fecha).
3. Al indicar el contrato/reserva, el sistema trae la línea del artículo reservado con el precio de la reserva (no el de la tarifa).
4. Se indica la cantidad a pedir (de las 15.000 reservadas, por ejemplo, se piden 5.000).
5. Grabar. El pedido queda vinculado a la reserva.

La ficha del proveedor guarda todos los datos de a quién se le compra: identificación fiscal, condiciones de pago, descuentos, portes, tarifa de compra e incidencias. Es la base sobre la que funcionan los pedidos, las entradas y las facturas de compra.

Dónde se hace

Se accede desde Base de datos ▸ Proveedores. También se puede abrir la ficha desde casi cualquier pantalla con la tecla F3, que abre un menú de consulta y mantenimiento.

Crear un proveedor nuevo

Se pulsa el botón de Nuevo (o Insert) y se van rellenando los campos. Para modificar uno existente, se usa Editar.

Cuenta contable (identificador único)

El primer campo es la cuenta contable del proveedor, y es fundamental y único: no puede haber dos proveedores con la misma cuenta contable. En este sistema, un proveedor es una cuenta contable (no un simple número de proveedor como en el sistema antiguo). Aunque en pantalla se vea separada por niveles para facilitar la lectura, internamente es un único número.

Identificación fiscal

Se indica el tipo de identificación (de España, de la Unión Europea, o del resto) y debe ser coherente: si se marca que es de España, el NIF ha de ser español, no un pasaporte ni un identificador extranjero.

Nombre fiscal y nombre comercial

Como en la ficha de cliente, se rellenan el nombre fiscal (razón social) y el nombre comercial. Conviene revisar que no estén invertidos (que el comercial no esté puesto donde va el fiscal y viceversa).

Un proveedor con el que ha habido pedidos, entradas o albaranes no se puede borrar (se perdería esa información histórica). Cuando ya no se quiere seguir trabajando con él, en vez de borrarlo se bloquea, y se puede indicar una fecha a partir de la cual queda bloqueado.

Se rellenan los datos fiscales, teléfonos, correos electrónicos y, si tiene, una dirección web (por ejemplo, la web desde la que se descargan sus tarifas). Cuanta más información se guarde del proveedor, mejor.

Correos y contactos (para enviar los pedidos)

El correo es especialmente importante, porque cuando se manda un pedido al proveedor desde el sistema, por defecto se envía al correo de la primera línea de la ficha. En la pestaña de contactos se pueden registrar varias personas con su nombre, su área y su correo (por ejemplo, un contacto de «compras», otro de «calidad»…), de modo que al enviar un correo se pueda elegir el destinatario adecuado con el botón «Para». El manejo del envío por correo se explica en el anexo «Imprimir, exportar y enviar documentos por correo».

Forma de pago

Se puede trabajar con un proveedor sin haber pactado aún la forma de pago (se puede dejar en blanco). Cuando se conozca, se entra a editar la ficha y se rellena. Se indica con su código (o se busca con F5). Si hay un banco fijo con el que se paga a ese proveedor, se puede asociar dentro de la forma de pago.

Descuentos generales y pronto pago

Portes

Si un proveedor cobra los portes de una forma especial (un cargo por porte fijo, un importe por factura, o portes incluidos en el precio), se puede configurar aquí: indicar si van incluidos, si se cobran a partir de cierto importe de pedido, y hasta qué importe no se cobran. Así, al hacer la entrada, el sistema ya sabe cómo tratar el porte de ese proveedor.

Código como cliente (compensación de deudas)

Si un proveedor es a la vez cliente (se le compra y se le vende), aquí se indica su cuenta contable de cliente. Esto permite, cuando llegue el momento, hacer la compensación de deudas: casar lo que se le debe con lo que él debe.

Serie por defecto

La serie con la que se numeran por defecto sus documentos de compra. Se puede dejar la serie general, o usar series distintas (por ejemplo, separar proveedores nacionales de europeos) si interesa por algún motivo fiscal o de organización.

Centro contable

Igual que en ventas, la compra a ese proveedor puede imputarse a un centro contable (Trapiche, Central…). Así, la cuenta del grupo 6 (compras) se reparte por centros y se puede sacar la cuenta de explotación por centro. Si un proveedor siempre trae la mercancía a un centro concreto, se le puede asignar por defecto.

Días en servir

Se puede indicar cuántos días tarda de media ese proveedor en servir. Es un dato general del proveedor (a nivel de artículo se puede afinar en la tarifa de compra). Sirve para las previsiones de cuándo hay que comprar.

IVA e IRPF

Se indica el tipo de IVA que corresponde por defecto (coherente con la identificación fiscal) para las facturas de servicios, y, si el proveedor tiene retención, se marca IRPF con su porcentaje. También se puede indicar la cuenta de gasto por defecto de ese proveedor para las facturas de gasto.

Igual que los clientes tienen una clasificación, se puede crear una clasificación de proveedores (por ejemplo, poniéndoles una «P» delante para distinguirlos) para poder sacar después estadísticas: «dame las compras del mes de los proveedores de esta clasificación».

Como en la ficha de cliente, se pueden registrar incidencias del proveedor: cualquier cosa que interese anotar para analizar después (mercancía que llega rota, palés rotos, recibos devueltos, comercial que no viene, pedir la tarifa este mes…). Se crea con Nuevo, se pone la fecha de inicio y, cuando se resuelve, se pone la fecha de cierre. Se pueden adjuntar fotos o PDF.

La pestaña de tarifa de compra muestra todos los artículos que se le pueden comprar a ese proveedor, con sus condiciones a la fecha indicada arriba. Para cada artículo se ve: la referencia del proveedor (cómo llama él a ese artículo), el precio bruto, los descuentos, el precio neto resultante y la fecha.

Meter o cambiar una tarifa a mano

Cuando un proveedor no manda un Excel para importar (ver la función siguiente), sus precios se meten a mano aquí. Es también el sitio para meter muchos artículos de un mismo proveedor de golpe (más cómodo que entrar artículo por artículo). Se pulsa Insert para una línea nueva, se busca el artículo (con F5 o escribiendo parte del nombre), se indica la fecha de entrada en vigor, la referencia del proveedor, el precio y los descuentos.

Precios escalados (por tramos de cantidad)

Cada artículo tiene un origen que indica de dónde se surte: C (Central), T (Trapiche) o P (Proveedor directo). Se ve y se cambia en la ficha del artículo, pestaña de datos de compra.

En lugar de teclear los precios uno a uno, si el proveedor manda su tarifa en un Excel se puede importar entera en menos de un minuto. El sistema lee el fichero, empareja cada artículo con el nuestro y actualiza la tarifa de compra con fecha de entrada en vigor.

Dónde se hace

Se accede desde Utilidades ▸ Importación tarifa de Excel. (El menú incluye «y actualización de tarifas de venta», pero para importar solo interesa la primera parte.)

1. El sistema pregunta primero de qué proveedor es la tarifa que se va a importar. Se elige el proveedor.
2. Después pide dónde está el fichero Excel. Con el botón de los tres puntos se abre el explorador de Windows para buscarlo donde se haya guardado.

Se indica entre qué fila y qué fila están los datos a importar (por ejemplo, de la fila 8 a la 411) y el número de hoja del Excel (normalmente la 1; si el libro tiene varias hojas, se cuenta 1, 2, 3… de izquierda a derecha).

Este es el paso central: hay que decirle al sistema, para cada dato, en qué columna del Excel está. Y aquí las columnas no se indican con letra sino con número: la A es la 1, la B es la 2, la C es la 3, etc. (es como el juego de los barquitos).

El descuento: tres situaciones distintas

Fecha de entrada en vigor

Se indica a partir de qué fecha son válidos esos precios. Esto genera una tarifa a futuro: hasta que llegue ese día siguen rigiendo los precios anteriores, y a partir de esa fecha rigen los nuevos. (Conecta con lo explicado en la función de propuestas: las tarifas con fecha futura evitan la antigua «compra ficticia».)

Por qué campo se enlaza

1. Se pulsa el botón de leer los datos del proveedor. El sistema informa de cuántos registros ha sido capaz de leer (esto solo trae los datos, todavía no actualiza).
2. Comprobar dos o tres artículos: coger uno del principio, uno del medio y uno del final, buscarlos en el Excel por su referencia o código de barras y verificar que el precio leído coincide. No hace falta revisarlos todos.
3. Si está bien, se pulsa Importar tarifa. El sistema recorre los datos y, para cada artículo que encuentra por el campo de enlace, genera o actualiza la tarifa. Los que no encuentra, los omite.

Si un artículo concreto tiene una condición especial que no venía en el Excel (por ejemplo, un descuento pactado aparte), se entra en la ficha del proveedor ▸ tarifa de compra, se busca ese artículo, se pulsa Enter para modificarlo y, al salir del precio, se añade el descuento (en porcentaje o en importe, y se pueden encadenar varios: un 4 % + un 2 %). Se cierra con Esc.

Una vez actualizada la tarifa de compra, el mismo tipo de herramienta permite recalcular los precios de venta a partir del coste, aplicando los márgenes. Es la parte de «actualización de tarifas de venta».

Recalcular artículo por artículo

1. Se filtra por proveedor y se listan los artículos con su coste.
2. Situándose en un artículo, se pulsa Enter y se indica el próximo costo. El sistema recalcula automáticamente los precios de venta de las tarifas según los márgenes ya establecidos para ese artículo (mantiene el margen y cambia el precio).
3. Se puede además cambiar el margen ahí mismo si se quiere (por ejemplo, pasar de un 17 % a un 20 %), o redondear el precio de venta a gusto, sin tener que entrar en la ficha del artículo.
4. Al terminar de marcar los artículos, se pulsa Esc y se indica la fecha de entrada en vigor de esos nuevos precios de venta. Hay que grabar para que se apliquen.

Cambiar el margen de un artículo puntual

Si hay que cambiar rápidamente el margen o el precio de venta de un solo artículo, se va a Base de datos ▸ Artículos, se busca el artículo (por su referencia) y se entra en la pestaña de tarifa de venta. Ahí, con Insert (para guardar histórico con su fecha) se cambia el margen o el precio de la tarifa que corresponda, y se graba.

Los grupos de clientes y de artículos son la base sobre la que se aplican los descuentos y las promociones. Antes de poder hacer una promoción hay que tener creados estos grupos.

Dónde se hace

Se accede desde la zona de Base de datos / tablas auxiliares ▸ Facturación ▸ Descuentos ▸ Grupo de cliente y Grupo de artículo.

Crear un grupo de artículos

1. Pulsar Nuevo.
2. Introducir el identificador del grupo (7 caracteres).
3. Introducir la descripción del grupo.
4. Grabar.

Crear un grupo de clientes

Se realizan las mismas operaciones que para el grupo de artículos, pero sobre clientes: Nuevo, identificador, descripción y grabar.

Una vez creados los grupos, se asigna cada cliente y cada artículo a su grupo correspondiente. Esta asignación es la que permite que luego los descuentos y promociones se apliquen a quien corresponde.

Asignar un grupo a un cliente

La asignación se hace desde la ficha del cliente, en el apartado Ventas ▸ … ▸ Descuentos (Dto.), donde se indica el grupo de descuentos al que pertenece el cliente.

Asignar un grupo a un artículo

1. Buscar el artículo.
2. Abrir la ficha del artículo.
3. Ir a Datos de ventas.
4. Situarse en el campo Grupo para descuentos.
5. Pulsar F5 para desplegar la lista de grupos.
6. Elegir el grupo correspondiente.
7. Grabar.

Antes de crear una promoción hay que entender a quién y a qué afecta. El sistema distingue varios niveles según el alcance que se quiera dar al precio o al descuento.

Nivel Artículo

Para hacer una promoción sobre un artículo, al crear la promoción en precio se elige Artículo en el campo de entorno. Esto significa que el precio que se ponga al artículo sirve para todos los clientes a los que se les venda ese artículo.

Nivel Cliente

Es la promoción en precio con entorno general referido al cliente. Aquí la referencia es el cliente: todo precio que se le ponga a ese cliente se le vende a ese precio.

El campo «entorno»

Promoción en € / unidad (a nivel de entorno)

1. Elegir el entorno al que se aplica.
2. Añadir el cliente y/o el artículo.
3. En el campo de valor, poner los euros que se descuentan (los € que se quitan).

El sistema permite varios tipos de descuento y de promoción según cómo se quiera aplicar el beneficio: por euros, por porcentaje o regalando mercancía.

Descuento en € / unidad

Por cada unidad, se aplica una cantidad fija de euros de descuento.

Descuento en porcentaje (Dto.)

Porcentaje de descuento aplicado por cada línea.

Promoción en descuento por porcentaje

Funciona igual que el descuento en valor, pero en lugar de euros se pone el porcentaje.

Promoción en mercancía (regalo de producto)

Consiste en regalar producto (por ejemplo, «llévate 12 y paga 10»). Se configura así:

1. Definir el cliente y/o el artículo.
2. Poner las unidades de entrega y las unidades de cobro.
3. En la línea se pone la cantidad completa (entregadas + regaladas).

Regalar el mismo producto o un producto distinto

• Regalar el mismo producto: es sin escala.
• Regalar mercancía especial (un producto distinto): es una promoción de mercancía diferente. En este caso hay que hacerlo mediante Excel y tener en cuenta que es escalado.

Promoción en precio

Se fija un precio especial a partir de una cantidad mínima. Por ejemplo: comprando 2 o más unidades, un precio; por debajo, otro. Los vendedores pueden aplicarla sobre cualquiera de sus tarifas (1, 2, 3, comercial, mínima).

Promoción en porcentaje de descuento

En lugar de un precio, aplica un porcentaje de descuento al llegar a la cantidad mínima. Se usa cuando el descuento es el mismo para el grupo, independientemente del precio de cada artículo.

Promoción en mercancía (regalo)

Regala unidades al llegar a una cantidad. Hay dos variantes, y se configuran igual:

• Regalo del mismo artículo (tipo 3×2): en el código de artículo de regalo se pone el mismo artículo.
• Regalo de un artículo distinto: en el código de artículo de regalo se pone otro artículo.

Los datos que pide son: grupo de cliente, código de artículo, cantidad/unidad mínima, código del artículo de regalo y cantidad de regalo.

Una vez definidos los grupos y el tipo de promoción, se asocian a la promoción concreta. Conviene conocer además cómo se comporta el sistema cuando un artículo tiene varias promociones activas a la vez.

Meter los grupos en la promoción

1. Ir a la promoción.
2. Elegir el grupo de clientes y el grupo de artículos a los que se aplica.
3. Definir la promoción y el precio.

Regla de acumulación de promociones

Cómo se prepara el Excel

El Excel lleva una fila por artículo con estas columnas: grupo de cliente al que aplica, código interno del artículo, precio, y el código de la promoción (que se crea antes). Al importar, el sistema desglosa cada fila de grupo en todos los clientes que pertenezcan a ese grupo: si al grupo pertenecen 2.000 clientes, una fila del pimiento genera 2.000 registros de promoción cliente-artículo. El resultado es un listado enorme, pero se genera solo.

Las promociones que se crean primero

En el sistema se crean las promociones generales con su nombre (por ejemplo: promoción ruta, cash, y las de cada zona). Como una misma promoción de ruta puede ser de varios tipos, habrá que crear una por tipo: ruta en precio, ruta en descuento, ruta con regalo del mismo artículo, ruta con regalo de artículo distinto. Después, en Utilidades, se elige la promoción y se importa su Excel correspondiente.

Esta función agrupa las consultas de ventas: ver preventas, estadísticas, pedidos y, sobre todo, localizar y visualizar albaranes y facturas de venta.

Consultas de venta disponibles

• Ver todas las preventas: se consultan por fecha.
• Estadísticas de ventas.
• Documentos.
• Pedidos: todos (se puede filtrar por todo).
• Buscar y filtrar por cliente u otra condición.

Documentos directos

Buscar y visualizar un albarán de venta

1. Entrar en Visualización de documentos de ventas.
2. En Documento, elegir el tipo: Albarán / Factura, etc.
3. Visualizar por serie y número.
4. Poner la serie y el número del documento que se busca.
5. En el detalle, pulsar F8 para ver el albarán.

El presupuesto es el primer documento del circuito de venta: se ofrece a un cliente con unos precios y una validez. Si el cliente lo acepta, se convierte en preventa (pedido). Aquí se explica cómo crearlo, cómo se aplican precios y descuentos, y cómo consultar el margen de beneficio.

Dónde se hace

Se accede desde Ventas ▸ Gestión de documentos de ventas ▸ Mantenimiento de documentos. Es la misma pantalla que sirve para todos los documentos de venta: al entrar se indica que se va a trabajar con presupuestos y, a partir de ahí, todo lo que se haga serán presupuestos.

Empezar un presupuesto nuevo

1. En la pantalla de documentos, con el tipo fijado en presupuestos, el sistema pide primero los filtros de búsqueda (para ver los ya existentes): cómo ordenarlos (por fecha, número, cliente o vendedor), una serie concreta si se quiere, y un rango de fechas. Al buscar se muestra la lista de presupuestos existentes de ese periodo.
2. Para crear uno nuevo, pulsar el botón de Nuevo (o Insert).

Fecha

Por defecto es la fecha del día en que se hace el presupuesto. Se puede cambiar.

Cliente

Se indica a qué cliente se le hace el presupuesto. El cliente tiene que existir en el sistema, aunque luego no llegue a aceptar el presupuesto: si es un cliente nuevo, hay que crearlo antes (ver función 24).

Centro contable

Se indica el centro contable al que se imputará la venta (por defecto, la Central). Esto no es de dónde sale la mercancía, sino a qué cuenta contable del grupo 7 (ventas) irá la venta cuando se facture, para poder sacar la cuenta de explotación por centros. Si se quiere imputar a otro centro (por ejemplo, Trapiche), se cambia aquí.

Contactos, validez, agente y referencia

• Persona de contacto: si se tienen registrados contactos del cliente, se puede indicar quién pide el presupuesto. No es obligatorio.
• Validez: hasta cuándo vale el presupuesto. Los precios de un presupuesto no son para siempre; se pone una fecha de validez (por ejemplo, un mes) para que el cliente confirme dentro de ese plazo.
• Agente responsable: quién se encarga de la relación con ese cliente. No tiene por qué coincidir con el comisionista (el que se lleva la comisión): son cosas separadas.
• Referencia: un texto libre para identificar el presupuesto. Es muy útil con grandes superficies, que suelen dar una referencia de su departamento de compras para su propio seguimiento. No es obligatorio.

Forma de pago

Por defecto, la que tenga el cliente en su ficha. Se puede cambiar solo para ese documento pulsando F5 (por ejemplo, un presupuesto que se cobrará al contado aunque el cliente tenga otra forma habitual). El siguiente presupuesto a ese cliente volverá a salir con su forma de pago habitual.

Portes

Se indica si los portes van incluidos en el precio o se cobran aparte. Si el precio ya lleva el porte incluido, se marca portes pagados (así no se le suman portes adicionales al final). Si no se sabe todavía, se puede dejar para cuando se haga el albarán o la factura.

Dirección de entrega y observaciones

Si hay que entregar en una dirección distinta a la del cliente, se rellena a mano aquí; si es la misma, no se toca. En observaciones se escribe el texto que se quiera que aparezca (por ejemplo, «recoge el cliente el día tal»). Para terminar de escribir una observación se usa la tecla indicada al pie, para que no siga metiendo líneas.

En la pestaña de líneas se van añadiendo los artículos. Para cada uno se indica el código (o se busca) y la cantidad, que se puede meter en unidades, cajas o palés según las conversiones de la ficha del artículo.

Descuento en la línea

Si el usuario tiene permiso, sobre una línea se puede meter un descuento pulsando la tecla correspondiente. El descuento puede ser en porcentaje o en importe fijo (por ejemplo, quitar 0,20 € en vez de un tanto por ciento). Al terminar la línea, el precio queda recalculado.

Cuando no se quieren más artículos, al quedar una línea nueva vacía se pulsa Esc (fin de líneas) para no meterla, y se vuelve a la cabecera.

Descuentos al pie

En la pestaña de pie se pueden aplicar descuentos sobre el total del presupuesto (además de los de línea). Se mete el descuento indicando un texto (por ejemplo, «descuento especial»), y eligiendo si es un porcentaje o un importe fijo. Se pueden meter tantos como se quiera; el importe fijo es cómodo para redondear el total (por ejemplo, quitar 8,93 € para dejar la cifra redonda). Al terminar, se cierra el descuento con la tecla indicada.

Portes al cliente

Se indica si se le cobran portes al cliente y su importe. Al meter un importe de portes, el sistema genera automáticamente una línea nueva en el desglose (los artículos van a su tipo de IVA y los portes al suyo). Si no se cobran portes, se deja en cero.

El presupuesto en sí no muestra el margen en pantalla mientras se hace. Para conocer el beneficio se consulta desde las estadísticas de venta, una vez grabado.

Margen por documento y por línea

Por defecto, las estadísticas dan el margen a nivel de documento (el del presupuesto entero). Si se quiere ver también por línea, en las opciones se pide una segunda agrupación por líneas: entonces, para cada presupuesto se ve arriba el margen total y abajo el margen de cada artículo.

Grabar

1. Con el presupuesto terminado, pulsar Grabar (arriba a la derecha). El sistema asigna el número dentro de la serie elegida.
2. Al grabar, desaparece el botón de grabar y aparece el de imprimir.

Imprimir, exportar o enviar

Una vez grabado, desde el botón de imprimir se puede generar el PDF, imprimir o enviar por correo. El manejo de la impresora (teclas F5 y F8, formatos, envío por correo…) se explica en el anexo «Imprimir, exportar y enviar documentos por correo». Hay formatos de presupuesto distintos según lo que se quiera mostrar al cliente.

Cuando la mercancía ya se ha servido, queda un albarán de venta pendiente de facturar. Esta función agrupa esos albaranes y genera las facturas de forma periódica, con un control estricto de la numeración legal, la agrupación por cliente, centro y forma de pago, y el cobro.

Dónde se hace

Se accede desde Ventas ▸ Gestión de documentos de ventas ▸ Facturación periódica de albaranes. Es la pantalla que convierte los albaranes servidos en facturas.

La pantalla, en tres bloques

La pantalla se divide en tres zonas que se leen de arriba abajo:

• Qué albaranes coger (arriba): los filtros para seleccionar qué albaranes entran (centro, cliente, fechas, frecuencia…).
• Datos de la factura (en el recuadro azul del centro): los datos mínimos con los que se van a crear las facturas (fecha, serie, agrupaciones, cobro…).
• Lista de lo facturable (abajo): los albaranes o clientes que cumplen el filtro, para marcar y facturar.

Centro contable

Se elige si se factura de un centro contable concreto (por ejemplo, Trapiche o la Central) o de todos. Igual que en compras, si se deja en blanco o en cero el sistema entiende «todos los centros».

Cómo buscar los albaranes

Se puede acotar la búsqueda por distintos criterios: por serie de albarán, por cliente concreto, o dejarlo abierto para traer todos. Lo habitual es filtrar por el rango de fechas y facturar todo lo que haya pendiente.

Rango de fechas de los albaranes

Se indica el periodo de fechas de los albaranes que se quieren facturar (por ejemplo, todos los albaranes del 1 al 31 del mes). Esto selecciona los albaranes por su fecha, no por la fecha de la factura, que se decide aparte.

Frecuencia de facturación

Se puede filtrar por la frecuencia de facturación que cada cliente tiene marcada en su ficha (ver la función de creación de clientes): diaria, semanal, quincenal, mensual o «a decisión del operador». Así, por ejemplo, se pueden facturar solo los clientes de facturación semanal, dejando para más adelante los mensuales.

Fecha de la factura

Se indica la fecha que llevarán las facturas que se generen. Es un dato independiente de la fecha de los albaranes: se pueden facturar albaranes de todo el mes con fecha de factura del último día, por ejemplo.

Serie de facturación

Se indica la serie con la que se numeran las facturas. Cada serie lleva su propia numeración correlativa. Se usan series distintas para separar tipos de documento (por ejemplo, facturas normales frente a rectificativas o abonos). Pendiente de confirmar: los nombres o códigos concretos de las series que se usarán en la empresa.

Compensación de anticipos

Si el cliente tiene anticipos registrados (dinero entregado a cuenta), el sistema puede compensarlos en la factura, descontándolos del importe. Se indica aquí si se quiere que la facturación tenga en cuenta esos anticipos.

Agrupar o no por centros contables

Se decide si los albaranes de distintos centros contables (por ejemplo, Trapiche y Central) se agrupan en una sola factura o se separan. Esto tiene que ver con la analítica: si se quiere que cada centro tenga su factura (para imputar correctamente las ventas de cada uno), no se agrupan; si da igual, se pueden juntar. Según lo que se elija, un mismo cliente puede recibir una o varias facturas.

Agrupar o no por vendedores

De forma parecida, se puede decidir agrupar o separar por vendedor. Esto influye en las comisiones: si se separa por vendedor, queda claro qué venta corresponde a cada comercial. Igual que antes, esto puede hacer que un cliente reciba más de una factura.

Lista cobratoria

Se puede crear o asignar una lista cobratoria (una relación de lo que queda pendiente de cobro) al facturar, para el seguimiento posterior de los cobros.

Cobro por caja

Si las facturas se cobran al contado, se puede marcar la opción de cobro por caja, de modo que las facturas generadas queden directamente dadas por cobradas y no pasen a pendiente.

Cómo se marca lo que se factura

En la parte inferior aparece la lista de clientes y albaranes que cumplen el filtro. Se marca lo que se quiere facturar:

• Intro marca (o desmarca) un albarán o una línea concreta.
• F6 marca todo a nivel de cliente (todos los albaranes de ese cliente de golpe).

Conviene entender la diferencia entre marcar a nivel de cliente (se factura todo lo suyo) y marcar un albarán suelto (solo ese). Al marcar, el sistema ya va mostrando cómo quedarán agrupadas las facturas.

Una factura por albarán

Existe la opción de generar una factura por cada albarán, en lugar de agrupar varios albaranes en una factura. Si se activa, esta opción anula el resto de agrupaciones: cada albarán tendrá su propia factura, aunque sean del mismo cliente. Se usa cuando el cliente exige una factura por cada entrega.

Generar

1. Comprobar los filtros (fechas, serie, agrupaciones) y los datos de la factura.
2. Marcar los clientes o albaranes que se van a facturar (con Intro o F6).
3. Lanzar la generación. El sistema crea las facturas según las agrupaciones elegidas y avisa al terminar.

Una vez generadas, se trabaja con la relación de facturas: la lista de todas las facturas creadas. Desde ahí se pueden imprimir, exportar a PDF y enviar por correo.

El nombre que aparece en la lista

La lista permite mostrar el cliente por su denominación social, su nombre comercial o su código/centro, para localizarlo más fácilmente. Pero conviene tener claro que en la factura impresa manda siempre la denominación social, porque es el dato fiscal; el nombre comercial es solo una ayuda para buscar en la pantalla.

Columnas de la relación

Para cada factura se muestran, entre otras columnas: la serie y el número, la fecha, el código del cliente, el centro, la denominación, el importe, si es anulable, si tiene factura electrónica y si se puede enviar por correo o generar en PDF.

Seleccionar para imprimir o enviar

• Intro marca una factura.
• F6 marca todas las del cliente (o todas las de la lista, según el nivel en que se esté).

Enviar por correo

La opción de enviar por correo aparece disponible para las facturas de clientes que tengan un correo en su ficha y el permiso de envío activado. Con el botón «Para» se eligen los contactos destinatarios. Se pueden hacer las tres cosas —imprimir, exportar a PDF y enviar por correo— en la misma operación.

Formatos de impresión especiales

Igual que en compras, cada cliente puede tener un formato de factura distinto: con los códigos del propio cliente, sin la columna de descuento, con textos concretos, etc. El formato adecuado se elige al imprimir.

Una factura ya generada se puede anular, pero es una operación delicada y sujeta a permisos.

La cartera y la forma de pago

Las facturas generan cartera de cobro según la forma de pago. Las formas de pago que van a cartera deben estar marcadas como tales; hay casos que no van a cartera, como las ventas web que ya se han cobrado en el momento (no queda nada pendiente de cobrar, así que no generan cartera).

La lista de documentos de reparto agrupa los albaranes que va a entregar un repartidor en una ruta. Se crea la lista, se le asignan los albaranes, se imprime para que el repartidor la lleve, y al volver se verifica qué albaranes se han entregado.

Dónde se hace

Se accede desde Utilidades ▸ Asignación de documentos de reparto. Conviene localizarlo por el nombre, ya que los menús son configurables y pueden reordenarse.

Crear una nueva lista

1. Al entrar se puede ver el histórico de listas existentes (por fechas o por agente). Para crear una nueva, pulsar Insert.
2. Se indica el rango de fechas de los albaranes que se quieren incluir (los de hoy, los de la semana…).
3. Se añaden filtros si se quiere acotar: zona, ruta, municipios, forma de pago. Sin filtros, salen todos los albaranes del periodo.
4. El sistema muestra la lista de albaranes. Se van marcando los que van en esta ruta: F4 marca o desmarca uno a uno; F8 marca todos; F9 desmarca todos.
5. Cuando están marcados los de la ruta, pulsar Esc para pasar a elegir el agente repartidor.
6. Elegir el agente (por código o con F5). Pulsar Grabar. El sistema crea la lista y le asigna un número.

Estado de la lista: recepcionada o no

Cada lista tiene un estado: no recepcionada (el repartidor aún no ha entregado todo) o recepcionada (todos los albaranes confirmados como entregados). Al recepcionar la lista, el sistema la da por completada.

Gestionar albaranes dentro de la lista

• Eliminar un albarán de la lista (si ya no va en esa ruta).
• Mover un albarán a otra lista (asignarlo a un repartidor distinto).
• Imprimir la lista para que el repartidor la lleve físicamente.

Elementos que aparecen en los apuntes de la formación pero que todavía están pendientes de desarrollo o de confirmación. Se recogen aquí para no perderlos y para evitar confusiones durante el arranque.

La ficha del cliente es una de las piezas centrales del sistema. En ella se define quién es el cliente, cómo se le factura, a qué precio se le vende, qué descuentos y promociones se le aplican, cómo paga y qué nivel de riesgo se le permite. Es una ficha larga, con muchas pestañas, pero no todas son obligatorias: se puede crear un cliente rellenando lo imprescindible y completar el resto más adelante.

Los clientes se encuentran en Base de datos ▸ Clientes. Esta misma opción es accesible desde varios módulos: desde Ventas, desde Gestock y desde Contabilidad. En todos los casos se llega a la misma ficha; es donde se crean y donde se modifican los clientes.

Al entrar en Clientes aparece una pantalla de búsqueda. Un detalle importante del funcionamiento general del programa: los botones no se activan hasta que hay resultados en pantalla. Es decir, no se puede pulsar «hacer una factura» o cualquier otra acción sobre el vacío; primero hay que tener datos en pantalla, aunque sea un solo registro o una línea en blanco. Sin algo cargado, los botones no responden.

Buscar por estado

Por defecto se muestran los clientes que están de alta. Este filtro se puede cambiar para buscar un cliente que esté de baja, o para que muestre todos con independencia de su estado.

Buscar por distintos campos

El cliente se puede localizar por varios criterios: por el código de cliente, por la razón social (nombre fiscal), por la identificación fiscal, por el nombre comercial, por el teléfono, por el código postal y por otros datos. Conviene entender la diferencia entre dos formas de buscar por nombre:

• «Empieza por»: busca los clientes cuyo nombre (razón social o comercial) empieza por el texto escrito.
• «Contiene»: busca el texto en cualquier parte del nombre, esté al principio, en medio o al final.

Esto significa que, siempre que se busque o se introduzca un código de cliente, hay que poner el código completo de nueve dígitos. La equivalencia con vuestro código antiguo es sencilla: se toman los cuatro dígitos de cabecera (4330), se rellena con los ceros necesarios y se añaden los dígitos de vuestro código. Por ejemplo, el antiguo «1512» se convierte en 4330 + los ceros que falten + 1512 hasta completar nueve dígitos (433001512); el antiguo «1502» sería 433001502. La regla es fija: nueve dígitos, empezando siempre por 4330 y completando con ceros hasta encajar el número.

Un centro (o delegación) es un punto físico de un mismo cliente al que se envía mercancía: un economato, una cocina, un chiringuito, una tienda. Los centros comparten NIF con el cliente madre (no tienen NIF propio), pero cada uno puede tener sus propias condiciones de venta. Se usan cuando un cliente tiene varias direcciones de envío o varias delegaciones.

La única diferencia, al crear el cliente, entre un cliente normal y uno con delegaciones es que, en la pestaña de otras condiciones, se marca que el cliente está organizado en centros. Con independencia de que luego se le facture o no por centro, en el momento en que se marca esa opción aparece hacia la derecha una pestaña Centros. Si se indica que no va por centros, esa pestaña desaparece.

1. En la ficha del cliente, ir a la pestaña Centros y pulsar Nuevo.
2. Introducir el código del centro: hasta tres caracteres, que pueden ser letras y/o números (por ejemplo, 001, 002, o una combinación de letra y número que ayude a identificar la delegación).
3. Rellenar los datos del centro (es prácticamente una ficha de cliente reducida; ver más abajo).
4. Grabar. El centro queda creado. Para crear un segundo centro se repite el proceso con el siguiente código.

Al entrar en un centro, se ve que solo están rellenos y bloqueados (en amarillo, no editables) el código contable, el nombre del cliente y el CIF del cliente.

Salvo los datos fiscales bloqueados, un centro se rellena igual que una ficha de cliente y puede tener condiciones distintas de las de otro centro: su propia dirección de envío de mercancía, su tarifa, su régimen de IVA, su zona y ruta, su agente responsable y comisionistas, sus descuentos generales, su tratamiento de portes y su formato de factura (detallado, etc.).

Una cadena agrupa a varios clientes distintos bajo una misma entidad de facturación. Se usa, por ejemplo, cuando varios establecimientos (con clientes independientes) deben facturarse a una central con un único NIF. La ficha de la cadena es parecida a la del cliente, pero mucho más reducida.

Las cadenas no se crean desde Ventas, sino desde Contabilidad (Reconta): Base de datos ▸ Cadenas comerciales. (En el sistema, «cadenas comerciales» y «administradores» se refieren internamente a lo mismo.)

1. En Base de datos ▸ Cadenas comerciales, pulsar Nuevo.
2. Introducir el número de cadena. Se puede poner el número que se quiera; funciona como un código interno.
3. Introducir el NIF de la cadena (importante: la cadena debe tener NIF).
4. Introducir el nombre de la cadena.
5. Rellenar los pocos datos necesarios (ver más abajo) y grabar.

La ficha de la cadena se parece a la del cliente pero es mucho más breve. Básicamente recoge: descuentos generales, tarifa de venta, datos de banco/envío de mercancía, contactos y la lista de clientes que pertenecen a la cadena.

Términos y datos que aparecen en la formación pero que quedaron pendientes de confirmar en el sistema real. Se recogen aquí para no perderlos y para evitar confusiones durante el arranque.

Un «lote» es un producto compuesto que se compra y se vende como una sola unidad (por ejemplo, un lote de Navidad), pero que por dentro contiene artículos con distintos tipos de IVA. El sistema lo trata como una receta de fabricación: un producto final con sus componentes. Aquí se explica cómo se estructura y por qué.

Cómo se estructura un lote

Se crea un artículo «lote» (el producto final, con su propio código y su código de barras) y, asociados a él como un escandallo (receta), tantos componentes como tipos de IVA lleve: un componente para la base al 4 %, otro para la base al 10 %, otro para la del 21 %. El lote es lo que se pide al proveedor y lo que se vende al cliente; los componentes solo existen para repartir el IVA.

Cómo entra el precio: la proporción de cada IVA

Cómo aparece en el albarán de venta

En la línea del albarán aparece el lote (por ejemplo, «lote 100, una unidad, 100 €»). En el desglose de IVA del documento se ve repartido: una parte al 4 %, otra al 10 % y otra al 21 %, según las proporciones del escandallo. El cliente ve un solo producto; el sistema factura correctamente los tres IVA.

Lotes del cash: el mismo lote con descuento

El manejo de la impresora es común a todo el sistema: funciona igual para un pedido de compra, un albarán o una factura de venta. Por eso se explica una sola vez aquí, y el resto del manual remite a este anexo.

La impresora se configura una vez por usuario

En el menú principal hay un botón de la impresora que define el comportamiento por defecto cuando se pulsa el icono de imprimir en cualquier documento. Esta configuración es por usuario y por puesto: cada persona la ajusta una vez en su ordenador y queda guardada para siempre (no hay que tocarla cada vez).

El comportamiento por defecto puede ser uno de estos:

• Ver en pantalla: al imprimir, se abre una vista previa del documento en pantalla (equivale a generar un PDF en pantalla).
• Imprimir por la impresora por defecto: el documento sale directamente por la impresora configurada, sin preguntar.
• Seleccionar impresora: cada vez pregunta a qué impresora enviar.

Las teclas al imprimir

Una vez en el botón de imprimir de un documento, las opciones son:

Exportar a PDF

Desde el desplegable (F8) se puede exportar el documento a PDF en lugar de imprimirlo en papel. El sistema propone una carpeta de destino y un nombre de archivo por defecto (por ejemplo, para un pedido, algo como «PetPro» seguido de la fecha y el número), que se puede cambiar antes de guardar.

Enviar un documento por correo

Desde el mismo desplegable se puede enviar el documento por correo electrónico. El funcionamiento es el siguiente:

A qué dirección se envía

Al marcar el envío «a nivel de proveedor» o de cliente, el sistema coge por defecto el correo de la primera línea de la ficha de ese proveedor o cliente. Con el botón «Para» se pueden elegir otros contactos y añadir destinatarios en CC (copia) y CCO (copia oculta).

Asunto y cuerpo del correo

El sistema propone un asunto y un cuerpo por defecto (por ejemplo, para un pedido: «Pedido» seguido de la serie, el número, el proveedor y el destino).

Formatos de impresión

Un mismo documento puede imprimirse con distintos formatos, y el formato se elige en el momento de imprimir:

• Con logo o sin logo de la empresa.
• Valorado (con importes) o sin valorar (sin precios). En un pedido, por ejemplo, a veces no interesa que el proveedor vea los precios.
• Formatos especiales por cliente: con los códigos del propio cliente, sin la columna de descuento, con textos concretos, etc. Cada cliente puede tener el suyo.